CJP stelde vorig jaar het activeringsproces van de Cultuurkaarten verplicht. We kregen hierop de reactie dat het een tijdrovende klus is om alle leerlingen zo ver te krijgen de kaart online te activeren. Toch blijft komend schooljaar dezelfde regel geldig. Pas als 75% van de klas de kaart geactiveerd heeft, komt het collectieve tegoed van die klas vrij. Daar hebben we natuurlijk redenen voor. 

Individuele doelen
Gemiddeld wordt 13%  van het Cultuurkaart-tegoed aan de individuele leerling gegeven. Dat betekent dat een flink aantal leerlingen niet zelf het tegoed kan besteden. Uit ervaring weten we dat wanneer de koppeling tussen het tegoed en de kaart weglaten en de distributie en informeren van leerlingen vrijblijvend maken, dat dan op veel scholen weinig aan informatie verstrekt wordt. Er bestaan zelfs redenen aan te nemen dat de Cultuurkaarten niet eens uitgedeeld worden.

Een belangrijk doel van de Cultuurkaart is de individuele stimulans. Mede door het zelf activeren van de kaart, gaven ruim 600.000 leerlingen aan meer culturele informatie van ons of culturele instellingen te willen ontvangen. Deze leerlingen worden dus niet meer alleen door de docent geïnspireerd en gestimuleerd. Ook voor de leerling die geen individueel tegoed op de kaart heeft, is daarmee de kaart relevant geworden. Activeren kost tijd en energie, maar het levert erg veel op.

Voor de logistiek en communicatie vanuit CJP is één spilpersoon op school gemakkelijk. We merken wel dat de taakbelasting hiermee voor een persoon of een zeer klein groepje te groot kan worden. Gemiddeld vallen bijvoorbeeld 705 leerlingen onder de verantwoordelijkheid van 1 budgethouder. Uit het oogpunt van de coördinatie is dat misschien handig, maar als die ene persoon ook zorgt voor de distributie en activatie van de passen, wordt de belasting een stuk zwaarder. 

Draagvlak binnen school
Een goede verdeling van taken en verantwoordelijkheden vraagt om betrokkenheid van meer docenten dan alleen de CKV-docenten en de cultuurcoördinator. Door voor alle docenten een Cultuurkaart beschik baar te stellen, doen we een eerste aanzet om draagvlak te creëren.  Er kan een onbeperkt aantal docentenpassen worden aangevraagd. Let wel, deze passen hebben bij aanvraag alleen de status van kortingskaart en voor een beperkt aantal docenten kan er een persoonlijk budget van 15 euro aan gekoppeld worden. 

Cultuurbeleid bepalen
Naast het creëren van groter draagvlak, is een ander belangrijk aspect het opstellen van een beleids- en bestedingsplan. Op basis daarvan kunnen taken goed verdeeld worden en ook de verdeling van de beschikbare gelden kan vooraf helder gemaakt worden. Hoe het geheel zo optimaal mogelijk kan worden ingericht is sterk afhankelijk van de organisatie van de school. Er is een aantal beslispunten om tot een definitie te komen, bijvoorbeeld:

1.       Wat is het beleid ten aanzien van cultuureducatie op basis van de visie van de school.

2.       Hoe kan cultuureducatie op school georganiseerd worden.

3.       Welke rol speelt de doorlopende leerlijn

4.       Welke vakken en/of docenten worden bij het plan betrokken.

5.       Welke taken worden door wie uitgevoerd.

6.       Hoe wordt het geld verdeeld (individueel/collectief).

 

Het is aan te raden de volgende personen op school te benoemen:

De cultuurcoördinator
Sinds de invoering van de CKV-vakken maar ook  de ontwikkelingen rond het leergebied kunst en cultuur is het belangrijk dat er iemand is voor de coördinatie van de activiteiten binnen en buiten de school. Veel scholen stellen daarom een cultuurcoördinator aan. Bij volledige invulling van een dergelijke functie is de cultuurcoördinator onder andere verantwoordelijk voor het cultuurbeleidsplan van de school en daarmee voor het uitwerken van de doorlopende leerlijn cultuureducatie. Voor het aansturen van collega-docenten, maar ook voor het beheren van budgetten en eventuele materiële voorzieningen. Over de invulling van het profiel en taakbelasting van de cultuurcoördinator is door het ministerie van OCW niets vastgelegd. Het is aan de school om dit in te vullen.

De projectcoördinator, (pc); de belangrijkste persoon wat betreft de logistiek. Dit is een functie die speciaal voor de Cultuurkaart in het leven is geroepen. Het is wenselijk dat er per vestiging 1 pc wordt aangewezen. De projectcoördinator is het aanspreekpunt voor de uitvoeringsorganisatie van de Cultuurkaart en verantwoordelijk voor het aanleveren van de leerling- en docentgegevens. Een andere belangrijke taak van de projectcoördinator is het budgetbeheer op schoolniveau. De pc wijst de budgethouders toe en heeft zicht op alle saldo- en bestedingsinformatie. De pc heeft ook de privileges om saldi terug te boeken van een docent en de taken van budgethouders in te trekken.

De  budgethouder
De 15 euro die per leerling beschikbaar is kan door de school voor gezamenlijke activiteiten worden gebruikt of (deels) door de leerling zelf worden uitgegeven. De beslissing hierover wordt door de docent gemaakt. De docent die verantwoordelijk is voor het verdelen en eventueel beheren van het budget per klas is de budgethouder. Ook de distributie van de Cultuurkaarten in de klas en het verschaffen van de juiste informatie aan de leerlingen kan onder de verantwoordelijkheid van de budgethouder vallen.

In het afgelopen jaar werden bovenstaande taken op veel scholen uitgevoerd door 1 persoon.  Vaak, omdat deze persoon ook verantwoordelijk was voor de organisatie rondom de CKV-bonnen. Met de komst van de Cultuurkaart is er, mede doordat de doelgroep aanzienlijk vergroot is, een aantal handelingen bijgekomen. Er zijn binnen de Cultuurkaart-structuur verschillende mogelijkheden om creatief met de taakverdeling om te gaan.