1. De Cultuurkaart aanvragen voor scholen
2. De leerling- en docentengegevens aanleveren
3. Gegevens wijzigen
4. Hoe werkt de Cultuurkaart op school
5. Budgethouder toewijzen
6. Budget verdelen
7. Het VSB-tientje
8. De Cultuurkaart voor leerlingen
9. De Cultuurkaart voor docenten
10. Betalen met de Cultuurkaart

1. De Cultuurkaart aanvragen voor scholen

Hoe vraag ik de Cultuurkaarten aan?
De directeur van de school levert aan CJP een ondertekend formulier met de schoolgegevens per vestiging en de naam van de projectcoördinator die de praktische taken op de school gaat regelen. Dit aanmeldformulier is naar de school gestuurd. Heeft u dit formulier niet ontvangen, neem dan contact op met de helpdesk via 010-2646030.

De projectcoördinator ontvangt per e-mail een oproep en inlogcodes om online de leerling- en docentgegevens aan de te leveren. Hiervoor is een handleiding geschreven. Na verwerking van deze gegevens, ontvangt de projectcoördinator de oproep om online de budgethouders per klas toe te wijzen. Na afronding van deze taak is de aanvraag compleet.

Hoe kom ik aan een aanmeldformulier voor de school?
Het aanmeldingspakket voor schooljaar 2009-2010 is naar de schooldirecties verstuurd. Heeft u dit pakket niet ontvangen, neem dan contact op met de Cultuurkaartcentrale via 010-2646030. De deadline voor aanmelding is 1 juli 2009.

Hoe moet ik gegevens aanleveren?
Leerling- en docentgegevens worden online aangeleverd. Het systeem dat hiervoor is ontwikkeld, kan gemakkelijk bestanden van administratie-software als Magister, Schoolplus en @VO verwerken. Leerling- en docentgegevens worden aangeleverd op www.ckv-info.nl. De projectcoördinator ontvangt hiervoor per email de inloggegevens. Als deze niet ontvangen zijn, kunnen ze bij de Cultuurkaart Helpdesk (010-2646030) opnieuw worden aangevraagd. De handleiding voor het aanleveren van gegevens staat op deze pagina.

Waarom is het beter de school- en leerlinggegevens per vestiging op te geven?
In het verleden was het nog wel eens onduidelijk hoe er per school met de bonnen werd omgegaan. Met de komst van de Cultuurkaart komen er veel nieuwe mogelijkheden op gebied van managementinformatie vrij. Het is dan wel van belang dat de basisgegevens goed vastgelegd worden, zodat we de school uiteindelijk van de goede bestedingsgegevens kunnen voorzien.

Waarom moet er een projectcoördinator aangewezen worden als er al een cultuurcoördinator is?
CJP vraagt in het aanmeldformulier specifiek naar één contactpersoon per vestiging. Deze persoon is verantwoordelijk voor het aanleveren van de leerlinggegevens en voor de praktische coördinatie van het project binnen de school. CJP verwacht dat de projectcoördinator ook contact heeft met de juiste docenten en de cultuurcoördinator. De cultuurcoördinator is de persoon die op school inhoudelijk verantwoordelijk is voor de activiteiten op cultureel gebied. Deze persoon bewaakt het bestedingsplan en de doorlopende leerlijn. 


2. De leerling- en docentgegevens aanleveren

Hoe moet ik gegevens aanleveren?
Leerling- en docentgegevens worden online aangeleverd. Het systeem dat hiervoor is ontwikkeld, kan gemakkelijk bestanden van administratie-software als Magister, Schoolplus en @VO verwerken. Leerling- en docentgegevens worden aangeleverd op www.ckv-info.nl. De projectcoördinator ontvangt hiervoor per email de inloggegevens. Als deze niet ontvangen zijn, kunnen ze bij de Cultuurkaart Helpdesk (010-2646030) opnieuw worden aangevraagd. De handleiding voor het aanleveren van gegevens staat op deze pagina.

Wat doe ik als ik de inloggegevens kwijt ben?
De inlogcodes om de leerlinggegevens aan te leveren zijn per e-mail aan de projectcoördinator toegestuurd. Om ze opnieuw op te vragen kunt u bellen met de helpdesk: 010-2646030.

Hoe lever ik de gegevens van de docenten aan?
Ook de gegevens van de docenten worden op www.ckv-info.nl aangeleverd. De gegevens moeten wel handmatig worden ingevoerd. Hiervoor zijn onder meer nodig: naam docent, geboortedatum docent en het e-mailadres van de docent. In het aanmeldtraject wordt ook aangegeven of de docent zelf € 15,- krijgt.

Van welke docenten moet ik gegevens aanleveren?
Van alle docenten die bij het project betrokken zijn. Al deze docenten krijgen een docentenpas. Ongeacht of er een persoonlijk of een collectief tegoed op staat.

Krijgt een school maar vier docentenpassen?
Er zijn twee soorten passen voor docenten:
1. Budgethouderspas: aan deze pas wordt het tegoed gekoppeld dat voor collectieve activiteiten wordt gereserveerd. Hiervan kan er een per klas worden aangevraagd maar het kan natuurlijk ook dat een cultuurcoördinator het hele budget van de school beheert, dan wordt er maar een pas voor de hele school verstrekt. Op de budgethouderspas staat geen persoonlijk tegoed voor de docent.
2. Docentenpas met tegoed: dit is een pas met daaraan ook een tegoed gekoppeld van € 15,-. Van deze pas kan de school er vier per vestiging en per leerniveau aanvragen (dus twaalf in totaal per vestiging). Het tegoed op de pas kan worden gebruikt om bijvoorbeeld activiteiten vooraf te bezoeken of als begeleider mee te kunnen.
3. Docentenpas zonder tegoed: Om docenten van verschillende vakgroepen voordelig van cultuur te laten genieten, kunnen scholen vanaf dit schooljaar voor alle docenten een pas aanvragen. Niet aan al deze Cultuurkaarten wordt € 15,- tegoed gekoppeld, maar de kortingen in binnen- en buitenland zijn voor deze passen uiteraard wel geldig.

Krijgen alle docenten € 15,- tegoed op de Cultuurkart? Nee. Het persoonlijke tegoed is voor een beperkt aantal docenten beschikbaar: vier per vestiging en per leerniveau. Een school met twee vestigingen met alleen vmbo kan dus 2 x 4 passen aanvragen. Een school met twee vestigingen met vmbo, havo, vwo kan 2 x 12 passen met eigen budget aanvragen.


3. Gegevens wijzigen

Ik wil de taakverdeling in de school wijzigen. Hoe doe ik dat?
Als de taakverdeling op school wordt veranderd kan dit in de meeste gevallen op de Cultuurkaart-site worden aangepast door de projectcoördinator. Als deze laatste taak aan iemand anders wordt toegewezen heeft CJP de gegevens van de nieuwe projectcoördinator nodig.
Omdat de projectcoördinator in principe de ‘superuser’ is, heeft er niemand binnen de structuur van de website de mogelijkheid de gegevens van deze persoon te veranderen. Dit moet dus per mail worden gedaan (via administratie@cultuurkaart.nl). In de mail geeft u aan:
- Naam school
- Brin-nr. school
- Naam oude projectcoördinator
- Naam nieuwe projectcoördinator
- E-mailadres nieuwe projectcoördinator
- Geboortedatum nieuwe coördinator
- Geslacht nieuwe coördinator

Mijn gegevens op mijn Cultuurkaart zijn onjuist, ik wil ze aanpassen
Als er onjuiste gegevens op de Cultuurkaart staan, zal deze worden vervangen. U dient hiervoor de Cultuurkaart aan CJP te retourneren. Graag aangeven welke gegevens veranderd moeten worden.
Adres: Cultuurkaartcentrale T.a.v. Ingrid van Loon
Postbus 5100
2900 EC Capelle a/d IJssel

Er staan klassen dubbel in het systeem.
Wij corrigeren dit meteen als u contact opneemt met de helpdesk: 010-2646030.

4. Hoe werkt de Cultuurkaart op school?

Wie doet wat op school?
Directeur: doet de aanvraag en ondertekent het formulier.
Projectcoördinator: regelt de praktische zaken, zoals het aanleveren van de leerlinggegevens, het toewijzen van de budgethouders en het distribueren van de welkomstpakketten.
Budgethouder: verdeelt en beheert het budget van een of meerdere klassen.
Vakdocent: heeft een docentenpas (met een eigen budget van 15 euro).
Docent: heeft een docentenpas waarop eventueel collectief tegoed kan worden gezet.

Het kan zijn dat meerdere functies door dezelfde persoon wordt uitgevoerd. Een projectcoördinator kan dus ook budgethouder zijn.

Wat moet er gebeuren voordat de Cultuurkaart gebruikt kan worden?
1) De directeur meldt de school aan.
2) De projectcoördinator levert leerling- en docentgegevens aan op CKV-info.nl. Hiervoor ontvangt de projectcoördinator de inlogcodes per e-mail.
3) De projectcoördinator wijst de budgethouders per klas toe. Dit gebeurt op www.cultuurkaart.nl. Hiervoor worden nieuwe inloggegevens gemaild.
4) De budgethouders activeren hun eigen kaart.
5) De budgethouders verdelen per klas het budget in een collectief en/of een individueel deel.
6) De leerlingpassen worden uitgedeeld.
7) De leerlingen activeren hun kaart.
8) Bij 75% activering per klas komt het collectieve tegoed beschikbaar.
9) De kaarten kunnen gebruikt worden.

Krijgt de leerling het Cultuurkaart-tegoed direct op zijn kaart?
Van de € 15,- die OCW beschikbaar stelt, bepaalt de school welk gedeelte er gezamenlijk en welk gedeelte individueel mag worden uitgegeven. Hiervoor verdeelt de budgethouder het budget op de Cultuurkaart-website. Het geld dat door het VSBfonds wordt gestort (voor de leerlingen die CKV/KCV volgen), komt wel direct in het persoonlijke account van de leerling. 75% van de klas moet de kaart geactiveerd hebben, voordat het collectieve tegoed gebruikt kan worden. Het individuele tegoed komt direct na activering vrij.

De school geeft het hele budget collectief uit. Moet ik dan toch de leerlingpassen uitdelen?
Het uitdelen van de passen is verplicht, ook als de leerling geen eigen tegoed heeft. De pas is namelijk ook een CJP-pas waarmee de leerling ook buiten school veel voordeel kan behalen.

Wie hebben er allemaal Cultuurkaart-budget?
De leerling: De budgethouder bepaalt of het Cultuurkaart-budget individueel en/of collectief wordt ingezet. Wanneer de budgethouder individueel budget toekent aan leerlingen, komt dit bedrag na activering van de kaart op de leerlingenpas te staan.
De budgethouder: De budgethouder beheert het eventuele collectieve tegoed van een of meerdere klassen. Hij kan dit geld zelf uitgeven aan een klassikale activiteit of hij kan het naar passen van collega’s overboeken.
De vakdocent: De CKV-vakdocent heeft een persoonlijk tegoed van € 15,-. Dit tegoed kan hij naar eigen inzicht besteden.

Als er gekozen wordt voor collectieve besteding, komt het hele budget dan in één pot?
Dat is een mogelijkheid. De school kan er ook voor kiezen om per klas de mentor verantwoordelijk te maken voor het budget van een klas. En er zijn nog wel een aantal varianten te bedenken. De school moet hier een duidelijke keuze in maken.

5. Budgethouder toewijzen

Waarom moeten er budgethouders worden toegewezen?
Per klas moet er iemand verantwoordelijk zijn voor het verdelen en eventueel beheren van het tegoed.

Wie moet er budgethouder worden?
Dit bepaalt de school zelf. Er kan gekozen worden voor één budgethouder voor de hele school (bijvoorbeeld de cultuurcoördinator), maar de school kan er ook voor kiezen om voor elke klas de mentor verantwoordelijk te maken. De gegevens van de budgethouder(s) worden gelijk met de leerlinggegevens aangeleverd.

Kan alleen de budgethouder het klassikale tegoed uitgeven?
Nee, de budgethouder beheert online de tegoeden van de klas(sen). Hij kan ook tegoed op de kaart van een collega-docent zetten.

Ik wil budgethouders toewijzen, maar de docenten die budgethouder moeten worden, staan niet in de lijst.
De gegevens van de docenten die budgethouder worden, dienen aangeleverd te worden op dezelfde website waarop de leerlinggegevens worden aangeleverd. Als dit niet gelijktijdig gebeurt, kan het zijn dat de verwerking van de gegevens en de aanmaak van de docentenpassen in verschillende trajecten terecht komen. Het duurt dan nog heel even voordat de docenten in de lijst verschijnen. Als de gegevens van de betreffende docenten nog helemaal niet aangeleverd zijn, kan dat alsnog (uiterlijk 10 januari 2010). Het verwerken van deze gegevens neemt twee weken in beslag. Daarna is de naam van de docent zichtbaar in de lijst.

6. Budget verdelen

Waarom moet ik budget verdelen?
De school bepaalt zelf de manier waarop het Cultuurkaart-tegoed op de kaart gebruikt wordt: individueel en/of collectief. Ook als de leerling zelf geen individueel tegoed krijgt, moet het budget verdeeld worden. De budgethouder vult dan in het betreffende menu € 0,- in.

Ik heb te veel budget op de leerlingenkaarten gestort.
In principe staat de eerste klassikale verdeling vast. Alleen als er gegronde reden is voor het aanpassen van de verdeling, kan dit na een beoordelingstraject door CJP worden aangepast. Het in eerste instantie individueel weggezette geld kan ook in (een nog nader te bepalen periode in) mei teruggestort worden naar het collectieve account, zodat er aan het eind van het schooljaar nog een gezamenlijke activiteit ondernomen kan worden.

Ik heb te weinig budget op de leerlingenkaarten gestort.
Tegoed van collectief naar individueel sluizen kan altijd. Dit kan na de eerste klassikale verdeling alleen nog maar per leerling.

7. Het VSB-tientje

Voor wie mag het VSB-tientje worden aangevraagd?
Het tientje mag worden aangevraagd voor de leerlingen die het verplichte vak CKV/KCV volgen. Het VSB-tientje is eenmalig aan te vragen. Net als in andere jaren worden tweede aanvragen ontdubbeld.

Hoe werkt het VSB-tientje?
De projectcoördinator levert de leerlinggegevens aan en geeft hierbij ook aan welke leerlingen in aanmerking komen voor de extra bijdrage. Het VSB-tientje komt direct na activering van de kaart op het individuele account van de leerling terecht.

Hoe verdeel ik het VSB-tientje?
Dat hoeft u niet te verdelen. Het wordt direct op het individuele account van de leerling gestort. De budgethouder kan het eventuele restant van het tientje, met de rest van het individuele tegoed, wel terughalen naar het collectieve tegoed. Het moment waarop dit kan, wordt via de mail en de site bekend gemaakt.

8. De Cultuurkaart voor leerlingen

Hoe werkt de leerlingpas?
Nadat de passen zijn uitgedeeld, kan de leerling de pas online activeren. Er is geen deadline verbonden aan het activeren, maar het is wel aan te raden dit snel te laten doen. Het klassikale budget komt namelijk pas vrij als tenminste 75% van de leerlingen uit een klas de kaart heeft geactiveerd. Als het tegoed vrijkomt, krijgt de leerling als bevestiging een e-mail waarin staat dat de pas gebruikt kan worden.

Hoe kunnen leerlingen met de Cultuurkaart betalen?
Leerlingen kunnen bij de kassa van de culturele instelling betalen door de kaart door de pinterminal te halen.

Moet bij de onderbouw ook 75% geactiveerd worden voordat het budget actief wordt?
Ja, het is belangrijk dat de leerling weet wat de Cultuurkaart is en wat hij/zij ermee kan doen. Ook als er geen individueel tegoed aan gekoppeld is. Het is een taak van de docent dit aan de leerling uit te leggen. Het vergroot de betrokkenheid en daarmee ook de kans dat CJP een rol kan spelen in het verhogen van de cultuurparticipatie van de jongeren. Daarom komt het collectieve en individuele tegoed pas vrij als 75% van de leerlingen in een klas de kaart geactiveerd heeft. Het activeren is een simpele handeling op de Cultuurkaart-website. Het kan een huiswerkopdracht zijn, of - wat in de onderbouw misschien beter is - de klas kan even langs het computerlokaal om tegelijk de Cultuurkaart te activeren. Er is voor de introductie in de klas een lessuggestie geschreven.

Moeten de Cultuurkaarten elk jaar geactiveerd worden?
Ja, elk jaar moet de Cultuurkaart per leerling geactiveerd worden.

Kan er bij verlies of diefstal een duplicaatpas aangevraagd worden?
Ja, er kan een duplicaatpas aangevraagd worden via de Cultuurkaart Helpdesk (010-2646030). Hiervoor worden bij verlies wel kosten in rekening gebracht (€ 5,-) Als er nog budget op de 'verloren' kaart staat, wordt dit overgeheveld naar de duplicaat Cultuurkaart.

Als een leerling naar een andere school gaat, krijgt deze dan een nieuwe kaart en wat gebeurt er met het resterende budget van deze leerling?
Ja, een leerling krijgt in het volgende schooljaar een nieuwe Cultuurkaart. Het eventueel resterende collectieve budget blijft bij de school die verlaten wordt.

Kan er tegoed bijgestort worden (door ouders, gemeente, instellingen)?
Ja, er kan bijgestort worden, maar dit is alleen mogelijk bij zeer grote aantallen dus niet op individuele kaarten. Daarnaast mogen er geen regels zijn die het concept van de Cultuurkaart beperken.

Hoe lang is het Cultuurkaart-tegoed geldig?
Het tegoed is geldig tot het nieuwe budget wordt gestort, dat is in schooljaar 2009-2010 waarschijnlijk op 31 oktober 2010.

Kan het tegoed gespaard worden zodat de leerlingen in het duurdere CKV-jaar meer te besteden hebben?
Nee, het tegoed is niet onbeperkt houdbaar.

Is de Cultuurkaart ook een CJP-pas?
Ja. Met de Cultuurkaart hebben de leerlingen recht op alle CJP-voordelen.

9. De Cultuurkaart voor docenten

Waarvoor dient de docentenpas?
De docentenpas kan verschillende functies hebben:
- Aan de pas is het collectieve tegoed van een of meerdere klassen gekoppeld.
- Op de pas staat persoonlijk tegoed van de docent.
- Er is (nog) geen geld aan de pas toegewezen, maar de docent is wel betrokken bij het Cultuurkaart-project.
Een pas kan ook een combinatie van bovenstaande functies hebben.

Hoe kan een docent met de pas betalen?
Docenten kunnen bij de kassa van de culturele instelling betalen door de kaart door de pinterminal te halen. Docenten kunnen ook betalen met een weborder: een online betaalmethode waarbij de instelling op de Cultuurkaart-website een order invult. Deze komt met een druk op de knop in het systeem en na goedkeuring van de docent vindt uitbetaling plaats.

Moet een docentenpas ook geactiveerd worden? J
Ja, alle passen moeten worden geactiveerd om gebruikt te kunnen worden als betaalpas.

Ik kan mijn Cultuurkaart niet gebruiken.
1) Is de kaart geactiveerd ? (is de gebruiker online geweest en zijn de gevraagde gegevens ingevoerd)
2) Als het gaat om het uitgeven van klassikaal tegoed: Heeft de rest van de klas de kaart geactiveerd? (pas als 75% de kaart geactiveerd heeft, komt het tegoed per klas vrij. Het persoonlijke tegoed van de docent kan na activering van de persoonlijke kaart wel meteen gebruikt worden)
3) Is er voldoende saldo? (door in te loggen kan het saldo bekeken worden)
4) Is de culturele instelling ‘Cultuurkaart-acceptant’?
5) Werkt de pinterminal van de instelling goed?
6) Is de kaart eerder als ‘verloren’ opgegeven?

Ik heb problemen met inloggen.
CJP verstuurt de inlogcodes samen met de Cultuurkaarten. De projectcoördinator heeft alle wachtwoorden en codes per e-mail opgestuurd gekregen. Let bij het inloggen op:
- De capslock
- De numlock
- Typ bij de eerste keer inloggen exact het wachtwoord in dat in de brief staat.
- Typ bij de andere keren inloggen het nieuwe wachtwoord in, dat u zelf bij de eerste keer inloggen heeft aangemaakt. LET OP! voor het aanleveren van de leerlinggegevens zijn andere codes nodig dan voor de toegang tot www.cultuurkaart.nl.

Ik ben mijn inlogcodes voor de Cultuurkaart-website kwijt.
Vul uw kaartnummer in (deze staat op uw Cultuurkaart) en klik vervolgens op 'wachtwoord vergeten' onderin het invulvenster. Volg de instructies en het nieuwe wachtwoord wordt zo snel mogelijk toegestuurd.

Kaart verloren of gestolen?
Een nieuwe kaart kan worden aangevraagd bij de Cultuurkaart-administratie (010-2646030). Bij de nieuwe kaart worden nieuwe inlogcodes verstrekt.

Moeten de Cultuurkaarten elk jaar geactiveerd worden? Ja, jaarlijks moet de Cultuurkaart geactiveerd worden.

Kan er een duplicaatpas aangevraagd worden?
Ja, er kan een duplicaatpas aangevraagd worden. Hiervoor worden bij verlies wel kosten in rekening gebracht (€ 5,-) Als er nog budget op de 'verloren' kaart staat, wordt dit overgeheveld naar de duplicaat Cultuurkaart.

Als een docent wegvalt, wat gebeurt er dan met het tegoed op zijn pas?
Als een docent de rol van budgethouder niet meer vervult, kan de projectcoördinator het collectieve tegoed bij deze budgethouder weghalen. Als de docent het budget van meerdere klassen beheert, zal het bedrag eerst opnieuw verdeeld moeten worden over de klassen. Per klas wordt vervolgens een nieuwe budgethouder toegewezen. Het persoonlijk tegoed van de betreffende docent vervalt.

Wanneer wordt het Cultuurkaart-budget gestort?
Vanaf 1 november komt het budget beschikbaar (indien de kaart geactiveerd is).

Wanneer kan ik het budget gaan gebruiken?
Klassikaal budget kan worden gebruikt nadat 75% van de klas de kaart geactiveerd heeft. De betreffende budgethouder en de leerlingen ontvangen een e-mail als dat gebeurd is. Het persoonlijke tegoed van de docent kan na het activeren van de eigen kaart meteen gebruikt worden.

Hoe lang is het Cultuurkaart-tegoed geldig?
Het tegoed is geldig tot het nieuwe tegoed wordt gestort (t/m 31 oktober).

Kan op de docentenpas het tegoed gespaard worden, zodat de leerlingen in het duurdere CKV-jaar meer te besteden hebben?
Nee, het tegoed is niet onbeperkt houdbaar.

Is de Cultuurkaart ook een CJP-pas?
Ja. Met de Cultuurkaart hebben de leerlingen recht op alle CJP-voordelen. Docenten kunnen met de ‘teacher of art’- kaart ook aanspraak maken op de CJP-korting. Ook in het buitenland is de kaart bij veel culturele instellingen geldig als kortingskaart.

Een culturele instelling heeft er baat bij als er genoeg begeleiders met een groep leerlingen meekomen. Mogen begeleiders altijd gratis mee?
Of begeleiders gratis naar binnen mogen bij culturele instellingen, bepaalt de culturele instelling zelf.

Mijn gegevens op mijn Cultuurkaart zijn onjuist, ik wil ze aanpassen.
Als er onjuiste gegevens op de Cultuurkaart staan, zal deze worden vervangen. U dient hiervoor de Cultuurkaart aan CJP te retourneren. Graag aangeven welke gegevens veranderd moeten worden.
Adres:
Cultuurkaartcentrale T.a.v. Ingrid van Loon
Postbus 5100
2900 EC Capelle a/d IJssel

10. Betalen met de Cultuurkaart

Hoe kan ik betalen met de Cultuurkaart?
Betalen met de Cultuurkaart kan op twee manieren:
1) Bij de pinautomaat van de culturele instelling. (LET OP: om een klassikale activiteit te betalen met pin, moet het geld eerst van het collectieve account naar de kaart van de docent overgeboekt worden.)
2) Via een weborder die op de Cultuurkaart-website door de culturele instelling wordt aangemaakt.

Wanneer kun je het Cultuurkaart-tegoed uitgeven?
Voordat het tegoed vrij komt, moeten de volgende handelingen uitgevoerd zijn:
1) De projectcoördinator van de school wijst de klassen toe aan een budgethouder (docent).
2) De budgethouder verdeelt het tegoed in een collectief en/of een individueel deel. (LET OP: het tegoed moet verdeeld worden, ook als alles collectief gebruikt gaat worden).
3) De leerlingpassen worden uitgedeeld.
4) De leerlingen activeren de Cultuurkaart.
5) Na 75% activering per klas komt het collectieve tegoed van de klas vrij. Het individuele tegoed komt meteen na het activeren van de eigen kaart vrij.
6) Pinbetalingen kunnen alleen gedaan worden als er geld van het collectieve account naar de docentenkaart overgeboekt is.
7) Weborder-betalingen worden rechtstreeks vanuit het collectieve account gedaan.

Hoe betaal je als je met meerdere klassen op stap gaat?
1) Met één centrale budgethouder: De instelling maakt op de Cultuurkaart-website een weborder aan. De instelling heeft hiervoor het pasnummer van de budgethouder nodig. De budgethouder krijgt vervolgens een mail van CJP met het verzoek om de weborder goed te keuren.
2) Met meerdere budgethouders: om per klas te kunnen betalen dient de instelling voor elke docent apart een weborder aan te maken. De instelling heeft dan van elke budgethouder het kaartnummer nodig.

Ik wil geld overmaken naar de kaart van de budgethouder
Het collectieve tegoed staat uit veiligheidsoverwegingen in een klassenbudget. Om een pinbetaling te kunnen doen moet er geld op de kaart van de budgethouder staan. In het ‘klas’-menu kan via de knop ‘budget overboeken kaart’ tegoed op de budgethouderspas gezet worden.

Ik wil geld overmaken naar de kaart van een collega
Als een collega-docent met de klas een activiteit gaat doen, kan via het ‘klas’-menu en de knop ‘budget overboeken kaart’ tegoed worden overgemaakt naar de kaart van een collega-docent. De collega kan dan betalen met pin. Organiseert de collega-docent een activiteit waarbij met een weborder betaald gaat worden, dan dient de oorspronkelijke budgethouder de weborder goed te keuren.
Let op: geld dat naar een kaart overgeboekt is, kan niet meer worden gebruikt voor het betalen van een weborder. Het tegoed moet dan eerst weer teruggeboekt worden naar het klassenbudget. Deze handeling moet door de projectcoördinator worden uitgevoerd.

Kan ik na een pinbetaling zien voor welke klas er betaald is?
Het komt veel voor dat een budgethouder het budget van meerdere klassen beheert. Na een pinbetaling is het niet automatisch mogelijk om achteraf te zien voor welke klas dit geld gebruikt is. Op de Cultuurkaart-website kunt u de gegevens zelf verrijken. Voor de eigen administratie en voor de volledigheid van de managementsrapportage is het van belang dat de budgethouder de gegevens aanvult.

Staat uw vraag er niet tussen? Stuur dan een mail naar jennet@cjp.nl